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Dans l’ère actuelle, où la technologie évolue à une vitesse vertigineuse, il est impératif que les dirigeants et les gestionnaires d’entreprise se posent une question cruciale : avons-nous un plan technologique en place ? Ce plan, qui englobe des aspects tels que la cybersécurité et la continuité des affaires, est devenu essentiel pour la survie et la prospérité de toute entreprise.

Les organisations à but non lucratif (OBNL) n’ont pas souvent un plan technologique, car elles manquent de connaissances dans le domaine ou elles ont des ressources financières limitées, ce qui signifie qu’elles peuvent considérer les investissements technologiques comme coûteux et hors de leur portée.

De plus, les OBNL se concentrent généralement sur leurs missions et objectifs sociaux, ce qui peut reléguer la planification technologique au second plan. Elles peuvent également manquer de personnel qualifié pour élaborer et mettre en œuvre un plan technologique.

Enfin, certains organismes peuvent ne pas être conscients de l’importance d’un plan technologique pour optimiser leurs opérations, renforcer leur sécurité et favoriser leur croissance. 

Cependant, nous constatons que de plus en plus d’organisations à but non lucratif reconnaissent les avantages d’une approche technologique stratégique et commencent à investir dans des plans adaptés à leurs besoins et à leurs ressources.

Dans l’optique d’amorcer une réflexion sur l’usage que vous faites de la technologie au sein de votre organisation, et ainsi, vous amenez à potentiellement optimiser vos pratiques en la matière, nous vous présentons des mises en situations basées sur des évènements réels. À travers ces différentes vignettes, vous constaterez qu’il existe plusieurs avantages à ce que votre organisation possède un roadmap (feuille de route) technologique.

Piste de réflexion

Mise en situation 1

En tant que directeur, vous constatez que votre département d’événementiel utilise Zoom pour faire des rencontres, tandis que votre entreprise détient aussi une licence Office 365 qui inclut Teams (similaire à Zoom). 

Dans cette situation, l’entreprise n’a pas utilisé le vrai potentiel de Teams et elle a payé une licence pour un logiciel semblable. Cela cause un dépassement du budget, mais aussi une plus grande gestion et une maintenance informatique. L’un des avantages les plus évidents d’un plan technologique est d’encourager l’optimisation de vos emprunts technologiques.

Mise en situation 2

Comment allez-vous recevoir les paiements et gérer les membres de votre association si la plateforme que vous utilisez n’est plus accessible, que le prix a triplé ou que le fournisseur fait faillite du jour au lendemain ?

Un plan technologique bien conçu intègre des mesures de continuité des affaires. En cas de catastrophe naturelle, de panne de système ou de tout autre incident (comme mentionné ci-haut), vous devrez avoir un plan en place pour minimiser les perturbations. Il peut identifier les domaines avec lesquels la technologie peut être utilisée pour augmenter l’efficacité et la productivité. Dans la situation ci-haut, vous pouvez avoir un plan d’utiliser Google Suite ou autre logiciel similaire dans l’éventualité qu’Office 365 n’est plus disponible ou ne répond plus à vos exigences d’affaires.  

Mise en situation 3

Vous avez subi une attaque informatique juste une semaine avant votre grand événement annuel. Quel est votre plan de communication ? Le stagiaire nouvellement embauché clique sur un courriel frauduleux (attaque hameçonnage) et vos données sont toutes cryptées. De plus, un malfaiteur demande un montant en retour pour récupérer vos données ? Qu’allez-vous faire ? Quel est votre plan ?

La gestion des données est essentielle dans l’économie actuelle axée sur les données. Un plan technologique bien conçu garantit que vos données soient gérées de manière sécurisée et efficace. De plus, avec la nouvelle loi 25 en vigueur, vous avez l’obligation légale d’avoir un plan de gestion de données. 

Un bon plan technologique doit contenir la sécurisation de votre entreprise contre les menaces numériques. La cybersécurité est plus importante que jamais, car les cyberattaques sont devenues de plus en plus sophistiquées. 

Sans une stratégie de cybersécurité solide, votre entreprise est exposée à des cybermenaces telles que les rançongiciels ainsi que les vols de données des membres. 

Mise en situation 4

À quelle date remonte votre dernier test de restauration de vos données de sauvegarde ? Combien de temps cela vous a pris ?

En l’absence de mesures de continuité des affaires, une perturbation majeure peut entraîner d’importantes pertes financières, mais surtout une perte de confiance de la part de vos membres et de vos partenaires sur votre efficacité. Votre réputation est mise en jeu.

 

Sommaire

Sans un plan à jour, votre entreprise risque de devenir obsolète sur le plan technologique, ce qui peut réduire sa compétitivité. Ainsi, cette absence peut vous faire rater des opportunités de croissance et protection, car vous n’exploitez pas pleinement le potentiel des technologies émergentes pour servir votre communauté. 

En conclusion, il est temps que vous preniez le temps de vous poser sérieusement la question de l’existence d’un plan technologique pour votre organisme et de discuter avec votre équipe. La cybersécurité et la continuité des affaires doivent figurer en tête de liste des priorités. Ne pas avoir de plan technologique, c’est prendre des risques inutiles et potentiellement coûteux. En revanche, un plan solide peut aider votre entreprise à prospérer dans cette nouvelle ère numérique. Alors, investissez dans la technologie, investissez dans l’avenir de votre entreprise.

 

Yamlal Gotame, CISM