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Félicitations ! Vous venez d’obtenir le poste de direction générale dans un organisme. Après l’euphorie de la nouvelle arrive votre premier jour dans ce nouvel emploi. Quels défis aurez-vous à relever ? Quels angles morts vous guettent au détour ? 

Plusieurs défis vous attendent, notamment au niveau des RH, de la gestion financière, la mise en œuvre du plan d’action et de l’atteinte des objectifs fixés par le conseil d’administration.  

Votre premier défi consistera à comprendre l’écosystème dans lequel vous travaillerez, fixer les activités prioritaires et assoir votre crédibilité au sein du conseil d’administration et de l’équipe de travail en place. 

La gestion d’un OBNL comporte une quantité importante de documents avec lesquels jongler au quotidien. Vous aurez peut-être à faire face à un labyrinthe. Lettres patentes, statuts et règlements, code d’éthique, procès-verbaux, et diverses politiques administratives seront au nombre de la pléiade de documents fondamentaux à la bonne gouvernance et au fonctionnement d’un organisme, mais sont-ils à jour, bien implantés et disponibles ? 

Dresser l’inventaire de la documentation globale de l’organisme, valider la pertinence et vérifier la mise à jour des fichiers essentiels, mais surtout s’assurer qu’elle demeure facilement accessible sera un autre défi à relever. Vous serez certainement tenté de revoir et de remanier la structure documentaire, mais allez-y doucement. Avant de tout chambouler, préparez-vous un plan de match, élaborez une ébauche d’arborescence et une politique de gestion documentaire que vous pourrez soumettre au conseil d’administration et à l’équipe de travail pour obtenir leur avis et leurs idées afin de l’améliorer. 

Défi de taille, s’il en est un, sera de rappeler aux administrateurs du conseil d’administration et à l’équipe de travail l’importance de l’utilisation de certains documents administratifs et de leur mise à jour. La gestion de risque revêt un caractère capital dans la documentation d’un organisme. Pour éviter l’iniquité ou la non-conformité avec les lois en vigueur, rien ne doit être laissé au hasard.

Un éléphant se mange une bouchée à la fois. Prenez le temps d’analyser et de poser des questions qui vous aiguilleront sur les meilleures stratégies à adopter pour que la gestion documentaire ne soit plus un défi.

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