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Chaque année, vous devez ou devriez présenter les accomplissements de votre organisation dans un rapport annuel. Ce document est lu par de nombreuses personnes et sert à plusieurs fins : recruter de nouveaux membres, renouveler des partenariats, etc.

Quand vient le moment de produire le rapport, il est parfois difficile de savoir par où commencer. Pour simplifier la préparation, pensez A-B-C-D : Activités – Bilan – Contenu – Direction artistique.

Activités

• Commencez par dresser la liste des activités que votre organisation a réalisées (événements, formations, partenariats, campagnes de financement, activités diverses, etc.) dans l’année.
• Sélectionnez les activités pertinentes en lien direct avec votre mission.

Bilan

• Après avoir choisi les activités, pensez Bilan. Sélectionnez les statistiques en lien avec vos objectifs et votre mission : le nombre de membres, le nombre de personnes qui ont participé à vos événements, les montants amassés lors d’une collecte de fonds, etc. Illustrez vos activités avec des données et des chiffres.

Contenu

• Après avoir choisi les éléments à présenter dans le rapport vient la rédaction. Rédigez des phrases courtes et faciles à lire. Pensez aussi au ton que vous allez utiliser : il doit transmettre la personnalité de votre organisation.
• Une fois le contenu rédigé, il faut bien l’organiser pour faciliter sa lecture. Hiérarchisez le contenu avec des titres ou des sous-titres concis et simples.
• Utilisez des infographies et des graphiques pour illustrer vos statistiques et vos données. Elles seront plus faciles à comprendre et auront l’effet voulu.
• Faites vous relire ou faites vous aider par un rédacteur. Il n’y a rien de pire qu’une coquille qui se glisse dans un rapport annuel.

Direction artistique

• Pour qu’un rapport annuel soit intéressant à lire, il doit présenter une disposition et des images originales. Choisissez des images et des photos qui ressemblent à votre organisation, qui montrent qui vous êtes.
• Dans l’année, vous avez sans doute organisé des événements ou créé différents contenus visuels pour vos activités. Resservez-vous de ces images pour illustrer ce que vous avez accompli. Faites cependant attention aux photos que vous utiliserez. Assurez-vous qu’elles soient d’une qualité et d’une résolution adéquates.
• Le contenu doit être disposé d’une manière aérée pour en faciliter la lecture.
• À cette étape, vous pouvez envisager d’utiliser les services de professionnels en graphisme.

Quand vient le temps de préparer le rapport annuel, gardez vos lecteurs en tête, qu’ils soient membres du conseil d’administration, partenaires, donateurs, membres, etc. Après tout, c’est pour eux que vous réalisez ce document.