Face à la richesse des opportunités et des projets qui se présentent à nous, aussi bien en interne pour améliorer nos pratiques qu’en externe avec nos partenaires, nos clients ou nos bénéficiaires, la gestion de projet devient indispensable pour les OBNL. Cependant, dans un contexte de ressources limitées, il est impératif de structurer nos approches pour harmoniser nos ambitions avec les contraintes du terrain.

 

Pourquoi structurer nos projets ?

• mieux travailler en équipe

• bien prioriser les actions à court et à long terme

• fluidifier la livraison des projets

• augmenter la visibilité et faciliter la communication

• permettre une meilleure gestion de la charge de travail

• s’assurer d’atteindre les objectifs définis

 

Pour ce faire, trois grands éléments sont à considérer : l’alignement, la structure et les pratiques.

L’alignement : tout part de la planification stratégique de l’OBNL.

Sa vision et ses objectifs organisationnels doivent servir de guide pour définir adéquatement les actions à prendre, et identifier les projets stratégiques de l’organisation. Assurer la cohérence entre les éléments définis dans le plan stratégique et la priorisation faite au quotidien, c’est s’assurer que les actions prises contribuent effectivement à l’atteinte des objectifs définis. 

La structure : différents éléments sont à clarifier pour arriver à une structure de projets bien définie.

• Le portefeuille de projets : le portefeuille de projets, c’est la consolidation de tous les projets de l’organisation. Il permet d’avoir une bonne visibilité sur les projets en cours et à venir, de mieux gérer le séquencement des projets, mais surtout de gérer la charge de travail associée, pour réévaluer (en cas de surcharge ou de changements) la priorisation et la planification des projets.
• Les projets : une méthodologie de projet définie, même à haut niveau, permet une gestion de projet similaire d’un projet à l’autre, ce qui facilite la montée en compétences et la communication autour des projets. De plus, une gestion similaire d’un projet à l’autre facilite la gestion du portefeuille de projets. 
• Les rôles : bien définir les différents rôles, leurs responsabilités et la latitude décisionnelle qui s’y rattache facilite le travail d’équipe. Dans le cadre des projets, les rôles principaux sont ceux de Gestionnaire de projet, de Sponsor (« parrain ») et de Contributeur.ice.
• Les outils : avant même de parler d’outils numériques, définir des outils standards (fiches, projets, gabarits, tableaux, etc.) permet aux personnes impliquées de se familiariser avec une façon de faire, de tester des outils et de les intégrer à leurs routines. C’est en montant en maturité dans l’utilisation de ces outils qu’il est ensuite plus facile de définir clairement les besoins dans une démarche de recherche d’outil numérique.
• La structure de communication : un projet, par définition, implique et impacte différentes parties prenantes. La communication fait donc partie intégrante d’un projet, et définir les attentes au préalable permet d’assurer une communication efficace. Structurer la communication, c’est clarifier les rôles impliqués, la fréquence et le niveau d’information attendus, le support de communication utilisé, ou encore les moyens de diffusion.
• La structure de reddition de compte : puisqu’un projet doit contribuer à l’atteinte des objectifs organisationnels, les attentes en matière de reddition de comptes (le fait de rendre des comptes sur la santé et l’avancement du projet) doivent être définies en amont : les rôles impliqués, la fréquence, l’information attendue, les décisions à prendre, le support utilisé, etc.

Les pratiques

Si la structure permet de définir le « squelette » de notre gestion de projet, les pratiques sont les « muscles » qui font vivre cette structure. Les pratiques, ce sont toutes les routines, les suivis de projets, les modalités de travail en équipe, la clarification des priorités, la communication et la transparence autour des projets, et plus généralement la montée en compétence de chaque personne dans son rôle. Toutes les actions prises dans le cadre de la gestion de projet, et dans le respect de la structure définie. 

 

L’objectif ultime de cette approche est de définir la structure et les pratiques minimales adaptées à chaque OBNL, permettant d’atteindre les objectifs mentionnés en introduction sans complexifier le travail. 

Chaque organisation étant unique, la personnalisation de cette démarche selon vos besoins et votre réalité est nécessaire pour garantir une gestion de projet aussi efficace que possible au sein de votre OBNL.

 

Pour approfondir le sujet, nous vous invitons à suivre notre formation «  La gestion de projet en OBNL : de la planification à l’action  ».

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