L’événementiel et les OBNL vont de paire.  Plus de 88% de la communauté d’ESPACE OBNL organise des événements. 

Différents types d’OBNL font des événements :

• Les festivals
• Les fondations
• Les associations
• Les regroupements sportifs et j’en passe.

C’est un milieu immense. Il est impressionnant de voir le nombre d’organisations qui utilisent des événements comme outils pour atteindre les buts de leur mission :

• Bonifier l’offre à leur clientèle
• Financer leurs activités
• Offrir de la formation
• Mettre en place des occasions de réseautage
• Et une foule d’autres raisons

Ça nous surprend toujours de voir que si peu de ces organisations utilisent une billetterie électronique.  On voit encore régulièrement des billets imprimés, distribués de main en main et payés comptant.  

Il est fréquent de croiser différentes problématiques avec ce type de billets :

• Perte de temps à gérer le paiement et la livraison des billets
• Fraude avec certaines sommes gérées en argent comptant
• Duplication des billets
• Perte du billet par un participant
• Et ce n’est qu’une partie …

Au-delà de ces différentes réalités,  voici quelques raisons pour passer à ce type d’outil numérique :  

1. Créer un effet positif sur vos liquidités

Le fameux « cash flow » est souvent très problématique.  C’est un concept de gestion primordial pour la majorité des organisations.  La billetterie peut vous permettre d’encaisser de l’argent dès l’ouverture des ventes.  Pas de collecte à planifier.  Vous récolterez plus d’argent en prévente, car le processus est simplifié et plus accessible.  Vous aurez donc des dollars dans vos coffres dès les débuts.  Sans compter que selon les modalités d’annulation que vous mettrez en place, les gens ayant acheté un billet (surtout de dernières minutes) mais ne s’étant pas présentés, laissent leurs fonds dans votre compte. 

2. Réduire les complications

Avec une billetterie il n’y a plus d’arrangements à prendre pour que les gens viennent chercher leurs billets ou pour encaisser les paiements.  Plus besoin de petite caisse.

La transaction est tellement simple : on clic sur le billet de notre choix, on remplit le formulaire, on paie avec une carte de crédit ou un compte PayPal et on reçoit le billet par courriel avec la facture.  On peut garder une copie électronique dans notre boite de messagerie.  Plusieurs billetteries offrent une application avec un lecteur de code QR.  Les gens n’ont même plus à avoir leur billet papier lors de l’événement.  Ils vous montrent leur téléphone, vous « scanner » le code et vous avez l’information sur le participant. Vous voulez une liste à jour de tous les participants, exportez un rapport et c’est fait !

3. Saisie de données

Lorsqu’un acheteur effectue sa transaction, il doit habituellement remplir un formulaire ou créer un compte.  Ce formulaire constitue une magnifique occasion pour saisir de l’information sur lui et ses habitudes et ainsi améliorer votre connaissance des participants.  Au lieu de garder vos questions pour votre questionnaire d’après événement, vous pouvez les inclure lors de la transaction.  Vous n’aurez donc plus d’excuses pour ne pas connaître qui sont vos clients.

4. Accessibilité

Les gens intéressés par votre événement peuvent acheter des billets n’importe où et n’importe quand.  Plusieurs outils offrent une application mobile qui sert à la fois aux acheteurs et aux vendeurs. Un participant a donc moins de chance de remettre à plus tard son achat.  Ça diminue aussi le risque d’oubli.  Donc une plus grande quantité de billets vendus.

5. Créer de la valeur supplémentaire

Le billet électronique (majoritairement envoyé par courriel) est une magnifique occasion d’offrir de la valeur supplémentaire à l’achat.  Que ce soit pour les partenaires ou pour des activités et services complémentaires vous avez un support idéal pour le faire. 

Voici quelques exemples :

• Offrir des forfaits dans les restaurants ou hôtels de la région lors de l’achat d’un billet de spectacle ou de festival
• Avoir une offre commerciale d’un commanditaire (réduction, 2 pour 1, …)
• Offrir un lien vers une pièce ou un ouvrage artistique (mp3, reproduction visuelle, vidéo des artistes en prestation)
• Avoir des liens vers les sites internet des partenaires

6. Rapidité d’information  

Comme beaucoup d’outils électroniques, l’information est disponible en un clin d’œil.  Rapidement on peut avoir les informations pour adapter notre stratégie ou pour améliorer notre commercialisation.

Par exemple :

• Les acheteurs viennent d’où ?
• Ont-ils acheté leur billet suite à votre dernière infolettre ou après une publication sur Facebook ?
• Ils ont acheté les billets en paire, en trio, ou un seul à la fois ?

Avec seulement ces 3 exemples, il est facile de démontrer à quel point on peut améliorer nos actions pour être plus performants.  Vous pourrez réagir rapidement et aller chercher plus de ventes. Je vous dirais même que les plateformes de billetterie électronique produisent trop de statistiques et de données.  Il est facile de s’y perdre et de ne pas considérer les bons chiffres. 

7. Moins de fraude ou de vol

Il est fréquent de rencontrer des gestionnaires d’organisation qui ont des histoires d’horreur à raconter sur la gestion de billets traditionnels.  Vols d’argent comptant, falsification ou duplication de billets.  Les outils électroniques ne sont pas infaillibles à 100% mais ils vous permettront de diminuer énormément les risques et les pertes.  Il est très difficile de dupliquer un billet qui comporte un numéro de transaction et un code QR unique.  Sans compter que s’il y a contestation, il y a un dossier client auquel vous avez accès et vous pouvez facilement valider en cas de problème. 

Après la lecture de ce texte, nous espérons que vous allez courir à vos ordinateurs et vous doter d’un outil de ce genre.  Pour plusieurs ça parait coûteux.  Quand on ajoute le pourcentage de frais de gestion au pourcentage des frais de carte de crédit, on peut atteindre près de 8 à 10% du prix du billet.  Par contre ça devient rapidement un investissement quand on regarde l’ensemble des avantages et des outils de travail qui sont offerts.  N’oubliez pas que certaines de ces plateformes sont sans frais pour les événements gratuits.  La technologie existe, elle nous facilite la vie et il ne nous reste qu’en nous en servir. Nous espérons que vous ferez le grand saut.  Si vous avez besoin d’aide nous sommes là pour vous.

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