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7 conseils pour faire l’intégration d’une stratégie numérique

L’importance d’adopter une stratégie numérique pour une entreprise n’est plus à prouver.

Depuis déjà longtemps, il est reconnu que les organisations qui intègrent le numérique (progiciels, site internet, infolettres, réseaux sociaux, etc.) à leurs activités consolident leurs avantages concurrentiels et améliorent leur productivité. En considérant le bouleversement profond qu’apporte l’essor des techniques numériques dans notre société, il serait approprié de dire que la mise en œuvre d’une stratégie numérique est maintenant une question de survie pour une entreprise.

Sachez-le, les mêmes règles, et surtout les mêmes conséquences, s’appliquent progressivement au monde des OBNL. L’utilisation du numérique n’est plus une option.

Étant à la tête d’entreprises spécialisées dans le développement de solutions numériques depuis 10 ans, j’accompagne quotidiennement les OBNL du Québec à définir et à mettre en œuvre une stratégie numérique.

Voici quelques recommandations basées sur mon expérience.

Mais avant tout, définissons ce qu’est une stratégie numérique :

Simplement dit, c’est l’intégration d’outils numériques ou électroniques dans l’ensemble du processus d’affaires. Ce qui traditionnellement était fait à la main par le passé sera traité de manière automatique par différentes plateformes.

Une stratégie numérique ne se résume pas à la mise en ligne d’un site web. Elle doit s’intégrer à chacun des départements de votre organisation, du marketing à la comptabilité, en passant par les ressources humaines. Pour chaque décision prise, demandez-vous comment le numérique peut vous simplifier la vie et vous faire gagner en efficacité.

Pourquoi adopter une stratégie numérique:

• Améliorer l’impact sur votre organisation en professionnalisant votre image et vos processus d’affaires.
• Augmenter le volume des nouveaux revenus générés par votre stratégie numérique.
• Faire des économies en automatisant des tâches administratives.

 

Voici 7 conseils pour implanter graduellement le numérique dans votre OBNL.

1. Adopter un logiciel de productivité dans le nuage

Si ce n’est pas déjà fait, adoptez un logiciel de productivité tels que G suite ou Office 365. Utilisant G Suite pour mes entreprises depuis plusieurs années, je peux difficilement m’imaginer comment nous pourrions revenir en arrière. Mes équipes accèdent à nos documents de partout, sur n’importe quelles plateformes en utilisant les fonctions de collaboration. En plus, Google prend en charge la gestion des courriels! À titre d’information, il existe un programme gratuit destiné aux OBNL.

2. Dotez-vous d’un site web transactionnel où vous êtes autonome

La règle d’or est l’autonomie. Assurez-vous de pouvoir gérer vos contenus sans intermédiaire. L’ajout de nouvelles fonctions doit aussi se faire de façon autonome. Les technologies existent depuis longtemps, elles sont à prix modique et elles ne nécessitent aucune connaissance informatique particulière; il suffit d’investir quelques heures pour comprendre la logique de la plateforme.

3. Recevez vos paiements en ligne

Un site web transactionnel pour recevoir des paiements en lignes est un prérequis aujourd’hui. Recevoir des dons, recruter de nouveaux membres ou intégrer une billetterie en ligne est plus simple et moins cher que vous ne le croyez. Réduisez les risques de fraude en automatisant la perception et en réduisant la gestion de l’argent comptant.

4. Faites la différence entre un site web et un progiciel

Un site web permet de faire connaître une organisation et d’établir un lien durable avec ses parties prenantes. Un progiciel pour OBNL permet de gérer des contacts, des donateurs ou des membres. La durée de vie d’un site web est relativement courte alors qu’un logiciel de gestion se doit d’être pérenne et stable. Ainsi, le site web doit se limiter à interfacer le progiciel. La question à se poser : « Si je change de site web, puis-je toujours accéder à mes données? ». Assurez-vous de répondre « oui » à cette question lors de la prochaine refonte de votre site web.

5. Adopter un système comptable en ligne

Une saine gestion implique une comptabilité à jour. Plusieurs logiciels permettent de tenir une comptabilité pour quelques dollars par mois. Simplifiez la comptabilité de votre organisation en automatisant la facturation de vos ventes en ligne. Une comptabilité informatisée vous permettra d’avoir accès à vos chiffres plus facilement et aidera à votre processus de gestion.

6. Faites une gestion saine de vos données

Assurez-vous de maintenir des bases de données pour l’ensemble de vos activités. La première étape est de consolider toutes vos données dans un chiffrier comme Excel. Pensez à créer une base pour vos contacts (pour communiquer par infolettre entre autres), une base pour vos donateurs (pour dynamiser vos campagnes futures) et une base pour vos membres. Par la suite, il suffira de tout intégrer dans un outil web qui deviendra votre « mémoire collective ».

7. Automatiser vos processus

La majorité des OBNL de taille moyenne au Québec en sont à cette étape : ils reçoivent des paiements en ligne qu’ils traitent manuellement. Ce traitement nécessite souvent des entrées multiples dans plusieurs logiciels tels qu’un système de comptabilité, une application interne ou un fichier Excel. Ces actions manuelles représentent des centaines d’heures de travail administratif qui seront évitées.