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Être à la tête d’un organisme en 2023, c’est jongler avec bien des défis, dont celui de l’omniprésence des technologies. Si auparavant l’informatique était davantage présente dans le cadre administratif, elle est maintenant à la limite de l’intempestive.

• Comment bien évaluer vos besoins informatiques ?
• Ou, comment et avec quels partenaires investir afin d’améliorer votre vie, celles de vos équipes, vos membres et vos clients ?
• Comment se conformer aux règles de gouvernance, mobiliser nos équipes et tout ceci sans que les coûts informatiques réduisent nos capacités à atteindre notre mission ?

Tant de questions légitimes qui sont extrêmement d’actualité.

 

Affronter l’évolution technologique, c’est un peu comme affronter le vieillissement.

En effet, il faut connaître ses limites et lacunes, apprendre de nos expériences passées, s’entourer de personnes fiables et honnêtes, choisir où investir son temps et son argent et surtout bien identifier ses besoins. 

Vos limites et vos lacunes seront facilement observables : vos fichiers Excel dans votre organisation sont généralement des symptômes d’un manque d’outil adéquat. En effet, Excel étant un puissant logiciel très souple, il est malheureusement fortement utilisé pour combler rapidement des besoins organisationnels. Cependant, entretenir cette infrastructure Excel à long terme est fastidieux et très peu efficace généralement. Faites un inventaire de vos fichiers Excel, et vous saurez où vous avez des besoins de gestion à combler. 

Apprendre de ses expériences

Apprenez de vos expériences passées en identifiant les projets technologiques qui ont bien été, les gens qui les ont pilotés, et formez des comités de personnes clés qui pourront mener le changement approprié chez vous. En effet, pour qu’un projet technologique fonctionne, les gens doivent se l’approprier et pour se faire, être partie prenante du changement. 

Généralement, afin de déployer de nouvelles solutions informatiques, des partenaires externes seront mis à contribution. N’hésitez pas à demander des références, validez-les et parlez avec les utilisateurs des systèmes en question afin de voir les impacts positifs et la qualité du service après-vente. Assurez-vous aussi de leur niveau de connaissance et d’intérêt à demeurer à jour dans les règles de gouvernance de données et d’éthique de données. 

Prendre le temps

Également, prenez le temps d’évaluer l’impact sur votre travail des changements que vous souhaitez apporter. Est-ce que sur un horizon 6 mois à un an vous aurez un gain opérationnel et administratif, ou législatif, au moins équivalent au coût du projet ? Normalement, la réponse à cette question devrait être largement « oui » avec la qualité des outils actuellement disponibles sur le marché. Que ce soit en évitant la double ou triple saisie, en assurant une meilleure coordination des services, une meilleure mémoire corporative, des redditions de comptes facilités et/ou de meilleures qualités, la conformité à la Loi 25 et la mise en place de processus de suivi des activités plus efficaces.   

Faire confiance

Finalement, faites-vous confiance ainsi qu’à vos équipes. Au quotidien maintenant, vous surmontez des passages technologiques personnellement dans vos vies. Que ce soit la transformation de la télévision vers les services de télévision sur demande (Netflix, Amazon, Disney+), la commande de restaurant via application mobile ou Internet, le magasinage en ligne, l’introduction de la double identification pour vos services bancaires ou vos réseaux sociaux, vous surmontez au quotidien un nombre impressionnant de changements imposés par l’évolution informatique. 

Chez SDP, nous avons accompagné une cinquantaine d’OBNL au courant de la dernière année dans leur transformation numérique. Quelquefois nous avons migré un autre système vers le nôtre, ou encore nous sommes partis d’un environnement « papier » et « Excel ». En tant qu’experts de solution de gestion, nous recommandons à ce qu’une firme de soutien informatique locale soit présente pour épauler notre client dans sa transformation. Un comité de projet composé de la direction, de l’administration et d’employés ou individus clés offrant les services fait également partie du comité de projet. Finalement, un « power user », une personne plus à l’aise avec l’informatique, suivait également le projet du début à la fin. 

Pour conclure, afin de surmonter tout changement technologique avec succès, celui-ci doit être nécessaire, désiré, planifié et exécuté par une équipe multidisciplinaire qui connaîtra votre réalité, vos objectifs et travaillera de manière concertée dans un agenda réaliste avec un budget suffisant.

 

--- publié le 3 avril 2023