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Quand nous développons une organisation, nous parlons tout le temps de faire un plan d’affaires ou un plan financier, mais presque jamais, il est question d’avoir un plan technologique. Pourtant, de nos jours, la technologie préoccupe dans les transactions d’une association plus que jamais.

Imaginez votre organisation comme un navire en route vers le succès. Sans un plan technologique à jour, vous risquez de dériver vers l’obsolescence et de perdre en optimisation et en productivité.

Rejoignez-nous dans cet article pour découvrir les cinq étapes pour bien réussir votre stratégie technologique. Votre OBNL pourra exploiter pleinement le potentiel des outils modernes au service de votre mission.

 

Première étape : définissez une vision claire et des objectifs alignés avec votre organisation

 Un élément essentiel est de vous assurer que le plan technologique soutienne la mission globale et les objectifs stratégiques de l’OBNL. Chaque investissement ou initiative technologique doit clairement contribuer à atteindre des objectifs précis. Voici quelques exemples : les dons en ligne, le renouvellement des adhésions automatiques, l’amélioration de la collecte des données ou le renforcement de la communication avec les bénévoles ou collaborateurs tout en protégeant les données critiques.

Il est critique d’impliquer les parties prenantes à tous les niveaux de l’organisation dans les processus de planification et de mise en œuvre. Cela inclut les membres du conseil, le personnel, les bénévoles et les bénéficiaires, car souvent ce sont eux qui vont utiliser la solution.

Deuxième étape : évaluez les technologies actuelles et les futurs objectifs

Pour commencer, réalisez une évaluation approfondie de l’infrastructure technologique existante, y compris les outils et les ressources. Cela englobe le matériel informatique, les logiciels, les systèmes de gestion des données, le plan de continuité et les mesures de cybersécurité. 

Ensuite, identifiez les lacunes entre les capacités actuelles et celles nécessaires pour atteindre les objectifs de l’organisation. Cela implique de recueillir les avis de diverses parties prenantes au sein de l’organisation pour comprendre leurs défis quotidiens et leurs besoins.

Troisième étape : choisissez la bonne technologie et les bons partenaires

Optez pour des fournisseurs de technologie et des consultants qui ont de l’expérience avec les organisations à but non lucratif ou dans des secteurs similaires. Ils doivent comprendre les besoins spécifiques et les contraintes des OBNL. Envisagez des partenariats qui offrent non seulement des solutions technologiques, mais aussi de la formation et un soutien continu. Il est essentiel de sélectionner vos partenaires en fonction de vos besoins et non uniquement de leur expertise.

Privilégiez des solutions technologiques évolutives, flexibles et capables de s’intégrer de manière fluide avec les systèmes existants. Cela facilitera l’adaptation à la croissance future et aux changements.

Testez les nouveaux systèmes et processus par étapes ou avec des programmes pilotes au sein de certaines parties de l’organisation avant un déploiement à grande échelle. Cela permet d’identifier les éventuels problèmes et d’apporter les ajustements nécessaires.

Mettez en œuvre les nouveaux systèmes et processus par phases. Commencez par des programmes pilotes dans des zones sélectionnées de l’organisation pour tester et affiner la technologie dans un cadre contrôlé avant un déploiement plus large.

Quatrième étape : assurez la sécurité des données et la conformité

Mettez en place des mesures de cybersécurité robustes pour protéger les données sensibles, tout en respectant les normes légales et réglementaires relatives à la protection des données, de la vie privée et de la sécurité. Être conforme aux lois ou aux normes de cybersécurité ne signifie pas simplement déclarer sur votre site web ou dans vos documents légaux que vous faites les choses correctement ; il est également nécessaire de mettre en œuvre les outils et méthodologies appropriés pour protéger vos données contre différents types de cyberattaques. 

Consultez notre article sur la loi 25 pour comprendre en détail comment protéger les données et la confidentialité de votre OBNL.

Cinquième étape : développez le plan financement et la feuille de route

Maintenant que vous savez où se situe votre OBNL, où il doit aller et ce dont il a besoin, vous pouvez définir un budget et une feuille de route pour mettre en œuvre ces technologies.

Comme pour un plan d’affaires ou un plan marketing, vous n’avez pas à tout mettre en œuvre en une seule fois. Prenez le temps de planifier et préparez un budget pour les futurs projets. Explorez les options de financement spécifiques aux organismes à but non lucratif. Telles que les subventions, les dons en nature et les partenariats avec des fournisseurs de technologies. Certains fournisseurs offrent des tarifs spéciaux ou des dons pour les organisations non lucratives.

Développez un budget réaliste qui inclut non seulement les coûts initiaux d’acquisition et de mise en œuvre de la technologie, mais aussi les coûts de maintenance continue, de support et de formation.

Bonus : formation et amélioration continue

Une erreur courante que je constate dans les OBNL est le choix de technologies basé sur les connaissances des employés plutôt que sur la sélection d’outils adaptés à leur association. Parfois, l’équipe manque de formation pour utiliser les technologies en place efficacement.

Il est vital de fournir une formation adéquate et un soutien au personnel pour garantir une utilisation efficace des nouvelles technologies. Envisagez des opportunités d’apprentissage continu pour rester à jour avec les technologies en évolution. Mettez en place des programmes de formation complets pour développer les compétences numériques nécessaires parmi le personnel. 

Envisagez également la mise en place d’un système de soutien pour aider à résoudre les problèmes techniques et à dépanner en cas de besoin. Le soutien peut être interne ou par le biais d’un partenariat avec des services de support informatique externes. 

 

Pour finir, l’élaboration d’une stratégie technologique pour votre OBNL n’est pas seulement une question de sélection des outils les plus récents, mais de la mise en place d’une approche holistique. L’approche englobe la définition de vos objectifs, l’évaluation des ressources existantes, le choix judicieux de partenaires, la sécurisation de vos données et le financement de vos initiatives. Chacune de ces étapes est fondamentale pour garantir que la technologie soutient efficacement la mission et les objectifs de votre organisation.

En intégrant ces principes, votre OBNL sera mieux équipé pour naviguer dans le paysage numérique en constante évolution, optimiser ses opérations et améliorer la prestation de ses services. L’adoption de cette stratégie technologique permettra non seulement d’accroître l’efficacité, mais aussi de renforcer la résilience et la compétitivité de votre organisation dans le long terme. Embrassez le changement avec confiance et assurez-vous que votre OBNL reste à l’avant-garde, prêt à répondre aux défis actuels et futurs.

 

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Yamlal Gotame, CISM