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Le document Aide-mémoire pour une gestion documentaire plus efficace fournit des directives pour optimiser la gestion des documents en OBNL, en abordant l'inventaire, la structuration, et la conservation. Il recommande d'inventorier les documents, de créer une arborescence structurée avec des catégories et une codification simple, et de définir un cycle de vie des documents (création, validation, utilisation, fin d’usage courant, échéance légale). Il précise les durées de conservation : documents constitutifs et procès-verbaux sont conservés toute la vie de l’organisation plus deux ans après dissolution, tandis que les états financiers et effets comptables sont gardés 7 ans, et les politiques administratives sont éliminées après 3 ans si elles sont obsolètes.

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