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La gestion de votre formation en ligne est-elle une lourde charge administrative ?

Peut-être que votre logiciel ne communique pas avec d'autres applications, ou que vous utilisez des méthodes manuelles comme des feuilles de calcul et des rapports imprimés. Quoi qu'il en soit, votre personnel sera occupé par de nombreuses tâches administratives répétitives, peu qualifiées et à faible valeur ajoutée.

Cette charge empêche votre personnel d'entreprendre des projets qui pourraient aider votre organisation à but non lucratif à grandir et à atteindre ses objectifs.

Il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi.

Avec un système de gestion de l'apprentissage moderne (LMS), vous pouvez profiter de puissantes fonctions d'automatisation pour rationaliser considérablement vos opérations en réduisant ou en éliminant de nombreux processus répétitifs.

Considérez ces six manières dont les fonctions d'automatisation de votre LMS peuvent vous faire gagner du temps et de l'argent.

 

1. Simplifier et améliorer la présentation en ligne de votre catalogue de formation

Imaginez à quel point il serait rentable de pouvoir présenter vos cours en ligne sans développer un second site web, ou de refléter automatiquement votre catalogue de formation sur votre site web.

Avec le bon LMS, vous pouvez faire tout cela. Grâce à des outils faciles à utiliser, vous pouvez créer une vitrine de votre propre marque qui présente vos cours dans un format attrayant et personnalisable. 

Votre vitrine est également optimisée pour les outils de recherche. Par conséquent, vos apprenants et vos collaborateurs vous trouveront plus facilement dans leurs recherches sur le Web.

Naturellement, une fois qu'un prospect arrive sur votre site, vous voulez qu'il soit aussi facile que possible de trouver et choisir son cours, de s’inscrire et de le payer en toute sécurité. Le bon LMS vous permettra tout cela.

En effet, le LMS peut inscrire automatiquement le nouvel apprenant à son cours, et le notifier par courriel de toutes les informations pertinentes que vous avez préprogrammées dans le système.

Tout cela, sans aucune intervention de votre équipe.

 

2. Automatisez vos notifications et vos alertes

Vos apprenants, collaborateurs et collègues ont besoin de rester informés de leur formation en temps voulu.

En quelques clics, vous pouvez programmer des notifications et des alertes automatisées qui simplifient considérablement certaines tâches, telles que celles-ci :

• Rappeler aux employés et à leurs gestionnaires lorsque les certifications sont sur le point d'expirer, afin que les employés puissent suivre à nouveau la formation et rester conformes.

• Évaluer les conditions préalables et l'admissibilité des employés à la formation.

• Inscrire automatiquement les employés, les apprenants et les collaborateurs aux bons cours.

• Rappeler aux employés les formations obligatoires auxquelles ils sont inscrits.

• Établir une liste d'attente pour un cours et informer les personnes inscrites de leurs possibilités d'inscription.

 

3. Laissez votre LMS s'occuper de la transaction

Le panier d’achat de votre LMS doit permettre une transaction de vente efficace et fluide.

Grâce au panier d'achat intégré, votre LMS permet à vos clients d'acheter les cours qu'ils souhaitent sans aucune intervention de votre équipe.

Par conséquent, vous pouvez facilement vendre votre contenu numérique (cours, vidéos, fichiers audios, etc.) ou des articles physiques comme des livres, des manuels d'instruction et des DVD.

De plus, votre présence en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et votre système de paiement automatisé permettent une distribution mondiale de vos cours, ce qui est facilité par des interfaces multilingues. 

 

4. Évaluez efficacement les compétences

Aucun apprentissage n'est complet sans une évaluation des connaissances ou des compétences acquises. Votre LMS doit donc aussi réduire efficacement votre charge administrative liée à la création et à la correction des examens.

L'outil d'examen d'un LMS moderne offre une variété de types de questions, comme le choix multiple et le vrai-faux, qui peuvent être corrigés automatiquement. Vous pouvez même attribuer manuellement une note pour les questions ouvertes à développement directement dans le lms. L’examen pourra ensuite être corrigé et noté automatiquement par le système.

Pour vous aider à analyser les résultats des examens, les fonctions de rapport du LMS peuvent les segmenter en fonction de vos critères.

Par exemple, vous pouvez afficher des statistiques basées sur les résultats individuels ou collectifs, le cours ou le rôle des utilisateurs, les réponses à des questions spécifiques, etc. Ces données offrent un aperçu de l'efficacité de votre cours et vous permettent d'ajuster votre formation si nécessaire.

 

5. Réduisez la paperasserie pour la certification

Les réussites en matière d'apprentissage doivent être reconnues. Malheureusement, la création et l'émission manuelles de certificats en volume peuvent s'avérer fastidieuses.

Avec le bon LMS, cependant, vous pouvez presque éliminer cette paperasse.

Il suffit de créer un modèle pour vos certificats ou vos badges, puis le LMS les émettra automatiquement lorsque les conditions que vous avez définies seront remplies.

De plus, le LMS informe les gestionnaires concernés de ces accomplissements et conserve un dossier pour référence future. Vous serez heureux de disposer de ces rapports ainsi que les résultats d’examens lorsque les auditeurs vous les demanderont.

 

6. Simplifier la recertification

Souvent, les employés doivent régulièrement mettre à jour ou attester de leurs connaissances des normes et pratiques du secteur.

Pour votre équipe, ce processus de conformité récurrent implique de suivre les besoins individuels en matière de conformité et de veiller à ce que l'inscription, les examens, l'achèvement et la certification se fassent en temps voulu.

La fonction de recertification dédiée de votre LMS garantit le maintien de la conformité de deux manières principales.

Premièrement, elle fournit aux gestionnaires les informations nécessaires pour organiser la recertification. Ensuite, elle peut automatiquement évaluer l'éligibilité d'un employé et l'inscrire au bon cours.

Les fonctions d'automatisation de votre LMS peuvent libérer votre équipe de nombreuses heures de travail administratif à faible valeur ajoutée. Et ce n'est qu'un début.

Pour en savoir plus sur la façon dont votre LMS peut rationaliser encore plus la gestion de votre programme de formation, consultez-nous. Nous vous montrerons les différentes façons dont un LMS peut aider votre association à poursuivre ses objectifs.

 

--- publié le 29 septembre 2022

 

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