La gestion des membres représente un défi majeur pour les gestionnaires et dirigeants d’organismes à but non lucratif (OBNL). Plusieurs enjeux sont associés à cette tâche, du recrutement à la rétention, en passant par la communication, la gérance des données et l’offre d’avantages attrayants.

 

Pourtant, une saine administration des membres assure un financement solide et durable de l’organisme. Les membres jouent un rôle crucial dans le soutien financier de l’OBNL de différentes façons :

• Cotisations des membres ;
• Dons et contributions ;
• Collecte de fonds et campagnes ;
• Subventions et partenariats ;
• Participation aux activités payantes.

Sous cet angle, ce défi de gestion vaut vraiment le coup de s’y attarder stratégiquement.

 

Recrutement et fidélisation

Le recrutement de membres demeure le premier défi auquel les gestionnaires d’OBNL sont confrontés. Attirer de nouveaux membres s’avère difficile si l’OBNL n’est pas suffisamment connu ou si sa mission n’est pas clairement communiquée. Une stratégie de recrutement efficace, mettant l’accent sur les avantages de l’adhésion et la contribution à la mission de l’organisation, viendra faciliter ce processus.

Une fois que des membres ont rejoint l’OBNL, les fidéliser devient primordial. Un faible engagement de ceux-ci peut conduire à une diminution du renouvellement d’adhésion et de la participation dynamique aux activités de l’organisation. Pour renforcer l’adhésion, les gestionnaires doivent créer un environnement favorable où les membres se sentent valorisés et où leurs contributions sont reconnues. Des occasions de participation significatives, telles que des événements, des ateliers ou des groupes de travail, doivent être offertes aux membres.

Offrir des avantages attrayants aux membres est un moyen efficace de les fidéliser. Les gestionnaires d’OBNL doivent fournir des privilèges pertinents qui leur apportent une réelle valeur ajoutée. Cela peut inclure l’accès à des ressources exclusives, des réductions sur les événements ou les programmes de l’organisation, des opportunités de réseautage ou des certifications spéciales.

La gestion des paiements et des renouvellements d’adhésion reste un aspect administratif important de la logistique des membres. Les gestionnaires doivent mettre en place des processus efficaces pour gérer les paiements des cotisations, envoyer des rappels de renouvellement d’adhésion et assurer la sécurité des transactions financières liées aux adhérents. L’utilisation de systèmes en ligne pour les inscriptions et les paiements peut simplifier ces processus et faciliter l’expérience des membres.

 

Une formation sur le sujet est d’ailleurs offerte à ESPACE OBNL.
Consultez le détail ici : Comment recruter et fidéliser ses membres

 

Communication

Vient ensuite la communication, un aspect crucial de la gestion des membres. Les gestionnaires d’OBNL doivent mettre en place des canaux de communication efficaces pour informer les membres des activités, des projets, des événements et des opportunités offertes par l’organisation. Cela peut inclure l’utilisation d’infolettre, de réseaux sociaux, de sites web et d’événements. Il est également important d’écouter les besoins et les préoccupations des membres et de leur fournir un moyen de s’exprimer.

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Gestion des données

La gestion des données des membres représente un autre défi :

• maintenir des registres précis et à jour ;
• respecter les réglementations sur la protection des données ;
• sécuriser les informations personnelles des membres.

L’utilisation d’outils de gestion des données peut faciliter cette tâche et permettre un accès rapide aux informations relatives aux membres. Certains d’entre eux assurent également un service de sécurité de données.

Assurez-vous de bien connaitre la loi 25.

 

Les défis des gestionnaires

Le manque de ressources nuit à la gestion des membres. Les OBNL souffrent souvent de ressources limitées en matière de personnel, de temps et de budget. Pour relever ce défi, il est essentiel d’allouer efficacement les ressources disponibles et de prioriser les actions qui auront le plus d’impact. L’automatisation des processus administratifs, l’utilisation d’outils technologiques abordables et la recherche de partenariats ou de collaborations peuvent contribuer à optimiser les ressources.

La complexité des processus administratifs vient ajouter aux problématiques liées à la gestion des membres. Les processus tels que l’inscription, le paiement des cotisations et la tenue à jour des registres s’avèrent chronophages et source de frustration pour les membres. Les gestionnaires doivent simplifier et automatiser ces processus lorsque cela est possible, en utilisant des outils numériques ou des solutions logicielles dédiées.

 

Conclusion

Pour résoudre ces problématiques, plusieurs solutions peuvent être mises en place. Développer une stratégie de communication claire et cohérente pour attirer et fidéliser les membres constitue une de ces solutions fondamentales. Les gestionnaires doivent renforcer l’engagement des membres en leur offrant des opportunités de participation significative et en reconnaissant leurs contributions. La simplification des processus administratifs, l’offre d’avantages attrayants, l’utilisation d’outils de gestion des données, et l’évaluation régulière des stratégies de gestion des membres contribuent également à une meilleure gestion des membres.

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En résumé, la gestion des membres dans les OBNL présente des défis variés, mais avec une approche stratégique et des solutions adaptées, les gestionnaires peuvent surmonter ces problématiques et favoriser une base solide et engagée de membres pour leur organisation.