Je rédige ce texte au moment où la majorité des régions du Québec passe au jaune ou au vert. Les dernières semaines ont été ponctuées de plusieurs conversations avec différents gestionnaires d’OBNL sur l’avenir des programmations événementielles dans leur organisation.  

De manière uniforme, tous les intervenants à qui j’ai parlé sont impatients de refaire des événements en présentiel. Après 15 mois sans se voir, sans se toucher, sans pouvoir être dans la même pièce, le besoin de contacts humains revient en force. 

En revanche, voici quelques mises en garde et questionnements : 

 

Attentes des nouvelles clientèles

Avec les événements numériques, plusieurs organisations on fait la découverte de nouvelles clientèles. Nous avons même discuté à des gestionnaires qui nous ont avoué leur surprise d’avoir eu d’aussi bons résultats en faisant des versions virtuelles de leurs événements. Il y aura donc de la pression au sein des organisations (surtout pour les associations) pour que les membres reçoivent le même genre de couverture et de programme que les 15 derniers mois. 

Cela mettra certainement de la pression pour une offre d’événements hybrides.

L’organisation de ce type d’événement implique plusieurs réalités et nous sommes curieux de voir comment le milieu va s’adapter :

• Exposition aux risques : on vient tout juste d’apprendre les bases de la gestion d'événements en ligne et il faudra déjà tenter de jongler habilement avec les deux formes (présentiel + virtuel). Un événement en présentiel comporte déjà beaucoup de risques; Avec des événements hybrides, on les augmente. De plus, il est difficile d’organiser ce type d’activité avec des équipes réduites. 
• Augmentation des coûts : nous étions habitués aux engagements financiers que demandaient les événements en présentiel. Avec le numérique, on s’est rendu compte qu’avec l’argent qu’on pensait sauver (frais pour la location d’une salle, achat de nourriture, décors, etc.), il fallait, en fait, l’investir ailleurs (frais de plateforme, pré captation, scénarisation, etc.). Dans un événement hybride, il faut joindre les deux structures de coûts sans nécessairement avoir une idée exacte des achalandages. 
• Rareté de compétences : nous nous retrouverons de nouveau devant une grande courbe d’apprentissage et d’acquisitions de compétences. Au Québec, actuellement, il y a peu de gestionnaires d’événement qui ont de l’expérience dans la mise en place de ce type d’événements. Comme pour l’événementiel numérique, il y aura des essais, des erreurs et une expérience de terrain qui se fera au détriment des organisations.
• Duplication de l’animation : ce type de produit demande d’animer en ligne et en présentiel. Comment bien faire les deux et, surtout, comment s’assurer qu’il n’y aura pas de décalage de participation entre les deux publics.
• Changements prévisibles des clientèles cibles : les horaires ne seront plus les mêmes et les centres urbains ne seront plus aussi populaires. Sans savoir encore exactement comment se déroulera le retour au travail dans les bureaux, on sait que plusieurs voudront établir un meilleur équilibre entre le travail à la maison et le travail au bureau. C’est certain que cela affectera les taux de participation.

Imaginez que vous produisez un déjeuner ou un 5 à 7. Pensez-vous réellement que les gens en télétravail se déplaceront uniquement pour votre événement ? 

À cela s’ajouteront ceux qui ont quitté les zones plus urbanisées pour la campagne. Il faudra grandement motiver ces personnes pour qu’elles acceptent de se déplacer. Sans être en mesure de quantifier les personnes qui seront réticentes, il faudra prendre en considération cette réalité.

 

Monétisation

Une grande partie des organisations qui ont réalisé des événements numériques ont eu de la difficulté à bien les monétiser et à les rentabiliser. Avant la pandémie, il y avait plusieurs OBNL pour lesquels les événements étaient leurs principales sources de revenus. Avec un modèle hybride, il y a des questions à se poser sur la façon de monétiser le tout :

• Quel sera l’achalandage réel ? Autant de monde en personne qu’en numérique ?
• Si j’ai plus de 30 % des gens en ligne, comment bien tarifer mes kiosques et honorer les occasions de rencontre présentes dans les partenariats ?

Même au niveau de la tarification des participations, il y a des questions à se poser. À quel point la clientèle sera-t-elle prête à être de retour dans une « foule » et dans une salle d’exposition ou d’hôtel ? Même si l’on remarque que certains segments de population sont prêts à participer, il reste des strates de clientèle qui sont plus craintives. 

En résumé, l’événementiel continuera à traverser des périodes troubles pour les prochains mois, voire les prochaines années. Il sera légitime pour les conseils d’administration et pour les directions d’être prudents et d’instaurer une évolution graduelle du retour des programmations en présentiel. Même si les professionnels de l’industrie veulent un retour, il reste à prouver que les participants seront là. Nous le voyons avec les restaurants, après le « buzz » des premiers jours, plusieurs d’entre eux peinent à remplir leur salle au maximum de sa capacité… cela porte à réfléchir.

 

--- publié le 21 juin 2021

_____________

AUTRES CONTENUS SUR DES SUJETS SIMILAIRES QUI POURRAIENT AUSSI VOUS INTÉRESSER 

Les 4 compétences et aptitudes à développer pour les gestionnaires d'OBNL à la suite de la crise de la COVID-19 (article)

Guide des alternatives à la réalisation d'événements en personne (outil pratique)

____________

À propos de l’auteur