Une collaboration de  

 

Nous vivons dans une époque où les pressions exercées sur les organismes se font de plus en plus fortes, ce qui pousse les dirigeant·es d'OBNL à trouver des façons créatives de réduire les couts tout en continuant d'atteindre des objectifs ambitieux. De plus, il est parfois difficile d'obtenir du financement récurrent pour les couts liés aux technologies de l'information (TI).

Parallèlement à cela, l'évolution des technologies numériques, omniprésentes dans notre quotidien, décuple les opportunités de collaboration. Il n'est désormais plus nécessaire d'être physiquement au même endroit pour travailler ensemble. De nouvelles pistes de collaboration pancanadienne peuvent être envisagées.

Nous allons voir ici comment tirer parti des nouvelles technologies pour collaborer avec d'autres organismes, augmenter votre impact et, par la même occasion, réduire les couts liés au numérique.

Les pistes de collaboration

La clé, lorsqu'on parle de mutualisation, est de penser aux parties de votre travail qui ne vous sont pas spécifiques.

Quelles sont les tâches qui doivent aussi être réalisées de la même façon par d'autres gestionnaires d'OBNL? La plupart de ces tâches gagneraient certainement à être centralisées.

 

Voici quelques exemples : 

Support informatique

Une personne qui s'occupe du support informatique à temps plein peut couter cher et ne pourra pas rentrer dans le budget de la plupart des OBNL.

Vous pouvez envisager de vous réunir avec plusieurs organismes de votre région pour embaucher un·e responsable TI que vous vous partagerez en fonction des besoins. De cette façon, vous bénéficierez d'un support personnalisé, chaque fois que vous en avez besoin.

Hébergement du site web

Saviez-vous que la plupart des sites web sont hébergés sur des serveurs aux capacités beaucoup plus importantes que nécessaire? En plus de représenter un problème écologique, ceci pèse sur le budget des organismes.

Une solution est de partager un hébergement avec plusieurs autres organismes via un hébergement mutualisé. Certains hébergeurs proposent même de prendre en charge la gestion de ces hébergements pour que vous n'ayez pas à vous organiser avec d'autres organismes. 

Formations

Concevoir une formation prend du temps et demande une expertise spécifique. Ceci explique le cout parfois élevé de certaines formations professionnelles.

En vous regroupant avec d'autres organismes aux besoins similaires, vous pourrez partager les couts de cette formation. De plus, grâce au numérique, vous pouvez organiser la formation en ligne et trouver des organismes avec qui la partager partout dans le pays.

Feuilles de temps

Tous les organismes mesurent le temps travaillé, calculent les vacances, les maladies et les heures supplémentaires. Pourtant, même si cette tâche est relativement standard, de nombreux organismes ont développé leur propre solution de gestion dans des fichiers Excel ou des systèmes vieillissants. 

Cocréer un outil spécifique avec un grand nombre d'organismes est un bon moyen de simplifier cette tâche et de gagner un temps précieux.

Comptabilité

En fonction de la taille de votre organisme, vous n'avez peut-être pas besoin d'une personne en interne pour gérer votre comptabilité. 

La numérisation des processus de signature et de paiement permet désormais de faire appel à des bureaux de comptabilité qui travaillent avec de nombreux organismes. Des bureaux spécialisés apparaissent de plus en plus dans toutes les provinces et tous les territoires.

Bibliothèque

De nombreux organismes ont une collection de livres à partager avec leurs membres. Le suivi des prêts se fait souvent dans des fichiers Excel ou Google Sheets et il n'est pas toujours facile de partager ces listes avec le public. Des logiciels existent, mais ils sont chers ou demandent un gros travail de mise en place, car ils sont destinés aux bibliothèques publiques ou aux universités.

Cocréer un outil spécifique avec un grand nombre d'organismes est un bon moyen de réduire les couts tout en gagnant du temps.

 

Comment s’assurer de la réussite d’un projet de mutualisation? 

Toutes ces solutions offrent certainement des avantages en temps et en ressources, mais, comme tout projet collaboratif, elles présentent également certains risques comme celui de penser que les besoins sont strictement identiques dans les différents organismes.

 

Comment minimiser les risques et s’assurer que la solution choisie réponde parfaitement au besoin? 

Premièrement, il est important de se réunir avec les différentes parties prenantes pour faire le point sur les besoins connus. Organiser cette rencontre sous forme de remue-méninges permettra potentiellement d’en faire émerger de nouveau. 

Ensuite, définir ensemble les priorités pour chaque besoin permettra de se positionner face aux différents produits ou offres de services lorsqu’il sera temps de faire un choix. 

Enfin, il est important de régulièrement communiquer avec toutes les parties prenantes pour s’assurer que l’évolution du projet garde un cap qui convient à tout le monde. La dernière chose que l’on veut, c’est de présenter une solution qui ne convient pas et de devoir reprendre le processus à zéro.

Une fois la solution en place, il peut être utile de se remettre autour de la table à intervalles réguliers pour faire le point et vérifier que la solution convient toujours à tout le monde. Si ce n’est pas le cas, on peut alors envisager de la faire évoluer.

 

Pour aller plus loin

Chez Aynils, nous travaillons avec les OBNL pour les aider à trouver des outils numériques adaptés à leurs besoins.

Lorsqu'aucun outil du marché ne correspond aux réalités des OBNL, nous cocréons ces outils avec les organismes dans le but de mutualiser les couts et permettre à chacun·e d'y accéder pour un abonnement annuel modeste.

 

De cette démarche sont déjà nés deux outils :

• Feuille de temps : un outil cocréé avec des gestionnaires et employé·es d'OBNL pour simplifier leur gestion des feuilles de temps.

• La Bibli : une bibliothèque en ligne cocréée avec des OBNL pour partager une collection de livres et gérer les prêts très simplement.

 

Contactez-nous, ça nous fera plaisir de vous aider! 

 

Merci à notre partenaire pour cet article.

--- publié le 20 avril 2023

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À propos de l'auteur

Séraphin Vandegar