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Comment se bâtir une stratégie de collecte de données efficace

 

L’informatique est de plus en plus omniprésente dans nos vies. La venue de technologie d’intelligence artificielle, de « business intelligence », d’analyse de données et la multiplication des outils électroniques viennent occuper notre quotidien comme jamais auparavant. 

Bien que pour toute organisation, l’information est devenue une matière première cruciale, il faut souvent revenir à la base et se demander de quelles informations nous avons vraiment besoin, et comment les obtenir. 

Avec la venue de la loi 25 et des autres normes de gestion des données personnelles, il devient maintenant nécessaire de bien structurer sa collecte de données et de définir clairement ses objectifs organisationnels avec celles-ci. 

Établir ses objectifs

La première étape est d’établir quel est le but de notre organisation : réduire nos coûts ? Améliorer nos services ? Faire une levée de fonds ? Effectuer des représentations politiques ? Conscientiser nos ressources humaines ? Améliorer nos relations avec nos partenaires ? Identifier les clients laissés pour compte ?

Tous ces objectifs auront besoin de données très différentes et de mécanismes de collecte également différents. Il faut également prévoir dans le temps quelles sont vos démarches visées. Si vous souhaitez démontrer le côté vulnérable d’un secteur de clientèle, il peut être important de structurer votre démarche sur un horizon court, moyen et long terme, en augmentant la quantité, la qualité et la précision des données dans le temps.

 Identifier ses sources et la manière de les valider

Assurez-vous que vous disposez des informations directement, par vous-même ou via vos clients/usagers. Vous devez pouvoir utiliser vos informations en toute liberté et annoncer aux propriétaires des informations à traiter que vous les utiliserez.

Par exemple, si vous souhaitez réduire vos coûts, identifiez vos centres de frais : temps, achats, perte, frais fixes, source d’inefficacité. Identifiez également vos capacités de maximiser vos actions : meilleure coordination, groupement d’achat, négociation d’escompte, rabais de volume, mutualisation de ressources, etc.

Si vous souhaitez faire des représentations politiques, vous aurez alors besoin de données statistiques pour démontrer une réalité, lui associer des coûts et des actions requises.

Maintenir un équilibre entre le temps à investir et la qualité de la donnée

Il est primordial de se rappeler que la saisie des données a un coût. Celui-ci n’est pas seulement monétaire, il peut être motivationnel, qualitatif, informatique, humain, etc. Si obtenir une donnée démotive votre équipe, il est fort à parier que le bénéfice que vous en tirerez sera très faible. En effet, vos ressources seront peu motivées à vous la fournir, ce qui faussera vos résultats, en plus de réduire l’implication générale de vos ressources au sein de votre organisme.

Quelques fois il est nécessaire de déterminer une autre donnée ou de faire appel à une série d’estimations et de déterminer des manières de valider vos marges d’erreur pour obtenir des données traitables, de meilleure qualité au final. 

Par exemple, si vous opérez un centre d’aide aux itinérants et que vous souhaitez savoir combien de fois la douche a été utilisée, vous pouvez faire poser un compteur sur la porte de la salle de douche et mettre en place un système de billet numéroté que les gens doivent demander pour aller prendre leur douche. Le nombre exact de douches prises sera probablement le nombre de billets et le tout sera validé par le fait que le nombre de fois que la porte sera ouverte en sera au moins 2x plus grand. Un registre informatique incluant le numéro de ticket et le nombre d’ouvertures de portes vous fournira une statistique assez fiable et utilisable par la suite, et tout ceci avec très peu d’interaction informatique. Vous pouvez aussi mettre en place une solution informatisée avec de gros boutons de style POS de restaurant, ces systèmes utilisés par les serveurs pour saisir vos commandes vitesse grande V, pour que votre préposé indique le nombre de douches prises (en remplacement du système de billet physique).

Rapprocher le moment de la collecte avec la naissance de l’information

En général, la qualité de la donnée est bien plus grande lorsqu’on la saisit peu de temps après sa naissance. Par exemple, si vous opérez un centre d’hébergement, vous aurez probablement besoin de faire des interventions de recadrage en milieu de vie. Si vous souhaitez obtenir cette information de façon fiable, optez pour un système qui permettra une saisie rapide de cette information le plus proche possible dans le temps du moment où l’action est réellement faite. Sinon, vous aurez une estimation à la fin de la journée ou de la semaine, généralement modifiée par la perception de vos ressources ou encore la lourdeur de la semaine de travail. Aussi, assurez-vous d’avoir la date et l’heure ainsi que la personne pour qui vous avez fait de telles interventions. Encore une fois, on peut penser à un système physique de billets ou une entrée rapide de type POS sur une tablette accessible à vos intervenantes. 

Vous souhaitez optimiser votre temps ? Déployez un système de gestion de temps avec tâches où vos ressources pourront facilement indiquer leur action en cours. À partir de ces données, vous serez en mesure de trouver les mécanismes de votre organisation où il y a des pertes de temps ou de la confusion.

Gérer ses données de manière éthique 

En vertu des différentes législations en vigueur, mais surtout en lien avec les meilleures pratiques, assurez-vous de toujours mettre en place des mécanismes qui protègent l’anonymat de vos ressources et de vos clients/usagers. Les données à analyser afin de tisser des conclusions doivent être exemptes d’identification personnelle et anonymisée. Assurez-vous également de tenir en compte vos propres biais d’analyse dans l’examen de vos résultats. 

 Créer de la valeur à partir de ses données 

Des données de qualités constituent un atout majeur pour n’importe quelle organisation. Elles vous permettent de comprendre votre milieu, votre fonctionnement, votre alignement, vos réussites et vos échecs. Elles permettent aussi de communiquer à l’extérieur vos besoins, votre impact et vos objectifs. À partir de simples données, il est possible de faire des levées de fonds efficaces, de mettre en place des plans mesurables d’améliorations de services, de motiver des employé(e)s, de créer des projets de concertation, etc.

Pour que les données aient une histoire à raconter pour une période spécifique, assurez-vous qu’elles puissent être comparées efficacement dans le temps. Mieux vaut ajouter une nouvelle donnée que de faire du remplacement afin de pouvoir voir l’évolution de votre situation dans le temps.

En conclusion

La gestion de données est avant tout humaine, puis technique. Pensez d’abord à ce que vous souhaitez accomplir et ensuite à quand les indicateurs réels doivent être produits. Tentez de mettre en place un système physique ou informatique témoin de ces indicateurs au moment où ils se produisent et comptabilisez-les afin de démontrer ou mesurer votre besoin. 

La transformation numérique sert à porter ces mécanismes en informatique afin de multiplier la capacité d’analyse, mais elle ne doit pas devenir un fardeau pour l’organisation. N’hésitez pas à contacter des organismes ou entreprises spécialisées en analyse de processus et transformation numérique afin de vous accompagner dans ces étapes. Il faut bien choisir l’outil dont on a besoin, entre la faux, la tondeuse et le tracteur à terrasse.   Avez-vous besoin d’un système minimaliste, d’un prêt à porter régulier ou d’un système plus complexe mais demandant davantage d’investissement et de contrainte ?

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