Pourquoi ce processus est-il un vecteur de croissance pour une organisation?

En septembre 2020, nous mettions en ligne notre processus d’autoévaluation des conseils d’administration (CA) d’OBNL. Après plusieurs mois à analyser les impacts de cet outil, nous avons reçu plusieurs témoignages positifs d’organisations. Selon leurs commentaires, cette rétroaction a permis d’enclencher un processus d’amélioration de leur gouvernance.

Voici les cinq raisons pour mettre en place un processus d’autoévaluation d’un CA.

1. Cela permet d’aborder les concepts de gouvernance auprès des administratrices et administrateurs juniors.

Dans bien des cas, les gens qui s’impliquent dans un CA ont peu ou pas d’expérience en gouvernance. Le processus d’autoévaluation devrait être une des premières actions pour leur faire comprendre comment un CA fonctionne et ce qui devrait être priorisé. En évaluant plusieurs aspects variés, la complexité de la tâche devient vite évidente, ce qui permet une meilleure compréhension de la réalité d’un CA. 

Plusieurs questions se répondent par oui ou par non. Quand les réponses ne sont pas uniformes, cela ouvre la porte pour des échanges en plus de mettre la table pour introduire de meilleures pratiques. 

2. Cela recadre les rôles et les responsabilités des acteurs en présence.

La connaissance et le respect des rôles et des responsabilités des différents acteurs en OBNL est un problème très récurrent. Le processus d’autoévaluation est une première étape vers un CA qui assume son rôle et qui se concentre sur son mandat premier : la gouvernance. Prendre le temps de se demander en groupe si notre organisation est efficace, c’est aussi s’assurer que les terrains de jeux de tout un chacun sont respectés.

3. Cela contribue à identifier les points à améliorer.

Dans notre rapport d’évaluation et d’interprétation des résultats, nous utilisons trois couleurs pour catégoriser notre lecture des données. L’objectif derrière cette méthode est d’identifier et de classifier facilement les réponses données aux questions. Ce système de couleur permet d’établir une liste de priorité et de brosser un premier portrait des changements à intégrer. 

Vert	Les actions identifiées en vert sont des aspects sur lesquels vous n’avez pas nécessairement d’efforts particuliers à déployer. En général, votre CA maîtrise bien l’enjeu en question.
Jaune	Les actions identifiées en jaune doivent faire l’attention de travaux. Habituellement, vous devez faire une mise à jour du processus ou de l’enjeu sans nécessairement entamer un gros chantier. Par contre, une action en jaune vous indique un manque d’uniformité dans votre conseil.
Rouge	Les actions identifiées en rouge doivent faire l’objet de discussions spécifiques et de travaux complets prioritaires. Une action en rouge indique que le concept de gouvernance n’est vraiment pas maîtrisé. Le rouge identifie aussi des symptômes importants de déficience au niveau de la gestion ou de la gouvernance.

 

4. Cela permet aux individus de prendre le temps de se poser les bonnes questions sur leur implication et d’agir au besoin.

Il y a une section complète de questions où les administrateurs doivent s’autoévaluer. Parfois, certains administrateurs prennent la décision de se retirer après avoir évalué leur contribution. L’introspection induite par l’exercice les fait réfléchir et certains jugent qu’une autre personne pourrait contribuer plus qu’eux ou mieux. Les résultats de cette analyse évitent souvent des discussions difficiles où on doit dire à une personne des choses qu’elle ne veut peut-être pas entendre. 

5. Cela fait le point sur les processus administratifs nécessaires à la bonne gestion d’un OBNL.

Une des fonctions premières d’un CA est d’établir les règles de conduite de l’organisation. Cette fonction se déploie dans la mise en place d’une multitude de processus administratifs (code d’éthique, politiques administratives, entente de confidentialité, etc.). Cependant, on constate trop souvent que ce rôle est mal assumé et demande plus d’engagement de la part du conseil. Cela devient encore plus crucial si l’OBNL a plusieurs employés. 

En se posant, par exemple, cette question : avons-nous une politique de gestion financière ? On vient d’emblée valider si le processus existe. Quand la réponse à cette question est négative, on remarque que les membres du CA se demandent ce que c’est et effectueront des recherches pour mieux comprendre en quoi une politique de gestion financière est nécessaire pour la gestion d’un OBNL. Cela est habituellement le premier pas pour l'implantation de nouvelles façons de faire.

En résumé, il est important de mettre en place une méthodologie pour évaluer votre CA. Que vous preniez le processus d’autoévaluation et ses options payantes que nous vous proposons ou que vous en conceviez un de type « maison », cette démarche demeure indispensable. Ce faisant, vous allez nécessairement améliorer la gouvernance de votre OBNL et, ainsi, optimiser les retombées de votre mission.

 

Notre outil pour évaluer votre CA : il s'adapte à vos besoins

Si vous effectuez des recherches en ligne sur l’évaluation des CA, vous trouverez plusieurs versions différentes du processus d’évaluation. En revanche, peu ont été développés en tenant compte de la réalité des OBNL. Trop souvent, on pense que les outils mis en place dans les PME s’appliquent aux OBNL, mais ce n’est pas toujours le cas. 

Nous proposons un questionnaire de 89 questions adaptées à votre réalité et qui peut être rempli de manière anonyme par les membres d’un CA. 

Le questionnaire comporte cinq sections :

1. Le conseil d’administration comme entité
2. La fonction de présidence
3. La direction générale
4. Les membres du CA face à eux-mêmes
5. Les processus administratifs

Ce questionnaire (en version PDF) est la première option offerte pour évaluer votre CA et ce dernier est téléchargeable gratuitement.

Nous offrons également deux services complémentaires tarifés.

• Questionnaire à remplir en ligne et production d'un rapport :

Lors de l’achat de cette solution, nous vous proposons un questionnaire en ligne qui compile les résultats automatiquement. Quand tous les membres du CA ont répondu, nous produisons un rapport Excel avec un onglet par question. Dans cet onglet, vous trouverez la distribution des résultats et un graphique correspondant aux réponses. Imaginez le temps gagné de ne pas avoir à compiler 89 questions par membre et à produire 89 graphiques.

• Forfait analyse et interprétation des résultats :

Notre questionnaire électronique permet de produire 89 graphiques et 89 ensembles de données. Toutefois, serez-vous en mesure de bien saisir les conclusions présentées ? Dans ce forfait, nous analyserons en détail les réponses et nous vous remettrons un rapport à cet effet. De plus, un résumé des travaux à effectuer et un code de couleur (simple à utiliser) seront intégrés afin de vous aider à améliorer votre gouvernance, ainsi vous serez en mesure de mieux planifier les prochaines actions à entreprendre.

Il ne vous reste qu'à fixer une date pour entamer votre processus d'autoévaluation et de choisir votre option.

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