Les OBNL se retrouvent souvent dans un contexte de ressources limitées. Comprendre toutes les subtilités financières de la gestion d’une organisation est vital. Même si la majorité d’entre vous comprenez les principes financiers de base, ces quelques éléments, très souvent négligés, vous permettront de gagner de précieux dollars pour fructifier vos avoirs ! Le diable est dans les détails, comme dit le proverbe. 

Ces 10 éléments sont des postes budgétaires que nous voyons apparaître aux états financiers d’une année à l’autre. Bien souvent, sans trop s’en préoccuper.

Pour plusieurs de ces postes budgétaires, les montants ne sont pas énormes. Mais si on les additionne, ça peut rapidement faire une différence. 

Nous vous invitons à les analyser, à les renégocier et à les voir comme états des dépenses qui peuvent être facilement réduites.

1. Les frais de transaction

Un pour cent par ici, trois pour cent par-là, les frais de transaction peuvent rapidement totaliser entre 5 à 10 % par transaction. La première action à prendre, c’est d’inventorier les frais que vous payez. Par la suite, il faut les considérer dans vos budgets par projet. N’oubliez jamais qu’en plus des frais que les plateformes numériques vous facturent, vous avez les frais des cartes de crédit à ajouter.

Prenez, par exemple, une participation à une activité sur une plateforme en ligne payée avec une carte de crédit :

• La plateforme en ligne vous facture 1 à 3 %
• La compagnie de carte de crédit 2 à 4 %
• Quand on additionne le tout, ça fait une différence de 3 à 7 %. 

Ce qui me surprend toujours, c’est de ne jamais voir de poste budgétaire pour les frais de transaction dans un budget d’activité.

Si vous cherchez à réduire vos frais de transaction, nous vous recommandons d’entrer en contact avec nos partenaires : Unik Paiement. Ce sont des spécialistes de la question et ils vous aideront à analyser votre dossier et à comprendre les différentes offres sur le marché. Voici le lien vers leur fiche dans notre répertoire.

2. Les intérêts de carte de crédit

Carte affaires ou carte personnelle, si le solde n’est pas payé chaque mois, les intérêts s’accumulent très rapidement. Actuellement, les taux sont de 15 à 25 %. Même si plusieurs gestionnaires les considèrent comme une dépense d’organisation, il est important d’évaluer ce que ça vous coûte en fin d’année. Obtenir une marge bancaire sera sûrement un produit financier qui aura un taux d’intérêt moins élevé.

3. Les intérêts liés aux dates de paiement

Il n’est pas rare que certains fournisseurs demandent 2 % par mois de retard quand on retarde nos paiements. À la fin d’une année, 2 % x 12 mois, on approche rapidement le 24 %. Si vous savez que vous serez en retard, prenez des ententes et assurez-vous de ne pas payer de frais d’intérêt. Si un fournisseur vous les facture, prenez le temps de négocier. 

4. Les frais bancaires

La dernière analyse de votre forfait bancaire date de quand ?

Avez-vous le meilleur forfait pour votre volume de transaction ?

Si vous n’avez pas la réponse à cette question, je vous invite à effectuer quelques vérifications avec votre institution bancaire.

Cet élément est encore plus vital pour les organismes en croissance où le volume d’opérations augmente de mois en mois. Le plafond de transactions incluses dans un forfait est très facilement dépassé quand les transactions augmentent. 

5. Les frais payés d’avance

Régulièrement, quand je lis des états financiers d’OBNL, je constate des montants assez appréciables dans les sommes payées d’avance. Il y a toute sorte de raisons qui font que nous ayons inscrit des montants au bilan. Par contre, il faut comprendre que ça affecte directement les liquidités. Les bonnes pratiques nous indiquent d’essayer de diminuer au maximum les frais payés d’avance. Ce faisant, vous obtiendrez plus de liquidité et, espérons, moins besoin de faire appel à un produit de crédit comme une carte ou une marge. 

6. Fonds d’acquisition ou de remplacement

Ceux qui n’ont pas affecté de fonds spécifiques à l’acquisition d’équipements vont très souvent devoir emprunter pour pouvoir accomplir cette tâche. Que ce soit pour le matériel roulant, le parc informatique ou le mobilier de bureau, vous aurez de meilleurs prix et sauverez des tonnes d’intérêt si vous vous dotez d’un fond d’acquisition.  L’objectif est de payer un maximum de chose sans devoir recourir au crédit. Même si les intérêts font partie des dépenses d’organisation, c’est de l’argent donné aux banques et non pas investi dans la mission de votre OBNL. 

7. Comptabilité par projet

Ici, il est plus question de contrôler les coûts d’un projet que d’en réduire les dépenses.  Pour que ça soit efficace, vous devrez vous assurer d’avoir pris en considération toutes dépenses directes et indirectes. 

Je vois souvent des budgets de projets où il manque les salaires, les frais de bureaux et les autres frais fixes.  Si vous recevez des subventions, il est fort possible que votre bailleur de fonds ne vous permette pas de réclamer certains types de dépenses. Vous devriez quand même les considérer à l’interne, pour avoir une meilleure analyse de votre situation et connaître le coût réel de chaque projet. À moyen terme, vous verrez, il y a peut-être des programmes à réévaluer et des services qui vont s’afficher comme des gouffres financiers. L’objectif ici est de ne pas mettre votre organisation en péril avec des projets qui vident vos coffres sans que vous ne le sachiez.

8. Banque d’heures

Très souvent, les consultants vont vous vendre une banque d’heures. C’est très payant pour eux, car ils savent très bien qu’il y aura toujours un pourcentage des heures qui ne seront pas consommées. En revanche, pour vous, ça implique de dépenser de l’argent pour lequel le service n’est pas toujours rendu. Nous devons aussi ajouter que si vous payez d’avance cette banque d’heures, ça va avoir un effet sur les liquidités. Il faut aussi garder en tête qu’à chaque fois, vous prenez un risque. Nous avons tous entendu une histoire d’horreur d’un consultant qui a fermé leurs portes avant la fin d’un mandat. C’est quelque chose qui arrive régulièrement dans le milieu de la technologie et de la construction.

9. Achat ou location ?

L’éternel dilemme : devons-nous louer un bien ou l’acheter ?  Dans ce cas précis, il y a plusieurs facteurs à évaluer pour prendre une décision éclairée :

• La durée de vie du bien
• Sa valeur de revente
• Le nombre d’utilisations
• Les frais et le temps nécessaire au geste de location

Il est essentiel de se poser ces questions avant de louer un bien. 

Dernièrement, j’ai vu un organisme de plein air faire l’acquisition d’un VTT. Il le payait rapidement juste en calculant les frais pour aller chercher le véhicule et le rapporter lorsqu’il le louait (temps des employés, frais de kilométrage, matériel roulant, etc.).

Sur 3 ans, ils vont sauver l’équivalent de 20 % du prix d’achat, et ils vont sauver un temps fou.

À l’autre bout du spectre, certains équipements comme les gros outils sont souvent plus rentables à louer que d’acheter.

10. Assurances

Opérer un OBNL implique une multitude de couvertures d’assurance :

• Responsabilité civile des administrateurs
• Ouverture des biens et du local
• Assurances maladie
• Et j’en passe !

À quand date votre dernier magasinage d’assurance ?

Êtes-vous certain que vous avez la meilleure couverture au meilleur prix ?

 

 

Comme vous l’avez constaté, on parle ici d’une foule de petits montants qui s’accumulent et peuvent faire une différence majeure en fin d’année. Message aux administrateurs qui liront ce document : posez des questions à vos gestionnaires pour vous assurer que les négociations ont été faites et que les décisions ont été prises en toute connaissance de cause. C’est avec les sous qu’on fait des dollars !

 

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