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9 questions et 1 conseil en planification d’événement

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Malgré son lot de défis, l’événement est souvent un précieux allié des OBNL. Il sert à rassembler, à informer, à sensibiliser, à célébrer, à souligner, à toucher, à collecter des fonds et plus encore! Toutefois, avant de sauter à pieds joints dans la belle et fructueuse aventure événementielle, il est important de bien se préparer et de s’outiller, afin de s’assurer que l’investissement en vaut la chandelle.

NE PAS ALLER TROP VITE! Voilà le meilleur conseil que je puisse vous donner!

Parce que c’est créatif et stimulant, on passe trop souvent immédiatement à l’idéation, au contenu final, au « facteur wow ». C’est certainement l’erreur la plus fréquente. Avant d’entamer le processus créatif, il faut d’abord se poser les questions suivantes :

1. Quel est le message de l’événement?

Tout événement devrait se décliner autour d’un seul message. Quel est-il? Vous collectez des fonds? Vous souhaitez célébrer un anniversaire? Vous désirez augmenter votre notoriété? Dans quel but? Remettez en question votre message, c’est ainsi que vous le maîtriserez!

2. Quels sont les objectifs sous-jacents?

Par exemple, combien de fonds désirez-vous amasser lors de votre événement? Que voudriez-vous que vos participants retirent de cet événement?

3. Devriez-vous arrimer votre événement?

On le sait, l’occasion fait le larron! Bien que ce ne soit pas une obligation, arrimer son événement à un plus grand mouvement peut contribuer à son succès. On profite tous du temps des Fêtes pour célébrer, mais les occasions d’arrimages ne manquent pas. Une journée mondiale thématique? Un festival local augmente l’achalandage dans votre secteur? Pensez-y!

4. Quel est votre budget d’opération?

Pas besoin d’explication, une activité-bénéfice doit produire… des bénéfices! Quelle portion de vos revenus sera allouée à la réalisation de votre événement? Quelles seront vos sources de revenus? Outre les participants, quels collaborateurs pourraient contribuer au succès de l’événement?

5. Quels sont vos critères de succès?

Le succès ne se limite pas à la quantité de participants ou à la somme finale amassée. Avez-vous augmenté votre membership? Votre visibilité? Créé des liens à long terme?

6. Qui seront vos participants et combien de participants souhaitez-vous?

Employés, partenaires, clients, médias, public, VIP? Quelles sont leurs caractéristiques démographiques (âge, sexe, revenu, etc.), leurs caractéristiques professionnelles (milieux professionnels, niveau de poste, développement, etc.) et leurs caractéristiques personnelles (goûts, valeurs, etc.)?

7. Quelle sera la portée de l’événement?

Est-ce un événement privé ou public? Qui enclenche ou couronne un processus? Ponctuel ou récurrent? L’événement devrait-il être médiatisé?

8. Quels sont les contenus spécifiques?

Devriez-vous inclure des présentations (mots de bienvenue, remerciements, visionnements, etc.)? Ou des éléments visuels précis (exposition, bannières publicitaires, espaces commandités, etc.)? Devriez-vous inclure un horaire d’activité spécifique (période de question, de réseautage, etc.)?

9. Quels sont les espaces essentiels?

Aurez-vous besoin d’un espace scénique ou de présentation? D’un espace VIP pour invités spéciaux ou mystère? D’un espace média pour organiser des rencontres et des entrevues?

VOUS N’ALLEZ PLUS TROP VITE! Le temps est venu de créer, d’oser! Avec toutes ces informations en tête, votre imagination n’aura plus de limites et votre succès n’en sera que plus grand!

Petits ou grands, vos projets événementiels méritent de rayonner!

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